คำว่ากำไรสะสม มักถูกอ่านพบได้บ่อยในส่วนเอกสารงบดุลในส่วนของผู้ถือหุ้น ซึ่งกำไรสะสมถือว่ามีความสำคัญต่อภาพลักษณ์ของกิจการในสายตานักธุรกิจ นักลงทุนและผู้เกี่ยวข้องต่อธุรกิจ ซึ่งกำไรสะสมสามารถขยายใจความสำคัญได้ ดังนี้
กำไรสะสม หมายถึง ส่วนของผู้ถือหุ้นทั้งหมดที่เกินกว่าเงินลงทุนที่ผู้ถือหุ้น นำมาลงในบริษัท กำไรสะสมเกิดจากการดำเนินงานเพื่อมุ่งหวังกำไรของบริษัท เป็น กำไรของบริษัทที่เหลืออยู่นับตั้งแต่เริ่มจัดตั้งบริษัทเป็นต้นมาจนถึงทุกสิ้นงวดบัญชี
โดยกำไรสะสม แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1.กำไรสะสม แบบจัดสรรแล้ว
หมายถึง การที่บริษัทกันกำไรสะสมที่ปรากฏในบัญชีตั้งเป็นสำรอง เพื่อวัตถุประสงค์หนึ่งของบริษัทจนกว่าจะมีการยกเลิกการจัดสรรกำไรสะสมนั้น หรือบรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดสรรแล้ว ก็จะโอนยอดสำรองกลับไปยังบัญชีกำไรสะสมตามเดิม
อย่างไรก็ตาม การจัดสรรกำไรสะสมของบริษัท จะต้องได้รับความเห็นชอบจากที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้น อนุมัติการจัดสรรกำไรสะสมตามเสนอในการนี้ที่ประชุมอาจอนุมัติหรือไม่ก็ได้
กำไรสะสมจัดสรรอาจจำแนกได้ 3 ประเภท คือ
- สำรองตามกฏหมาย หมายถึง สำรองที่กันไว้จากกำไรสุทธิประจำปีตามประมวลกฏหมายแพ่งและพาณิชย์ โดยมีการจัดสรรไว้สำหรับหุ้นทุนซื้อคืนมา เป็นการกันเงินกำไรไว้ในบริษัทเพื่อมิให้นำไปจ่ายเป็นเงินปันผลจนกว่าจะมีการจำหน่ายหุ้นทุนนั้นกลับออกไป ทั้งนี้เพื่อเป็นหลักประกันให้กับเจ้าหนี้ โดยบริษัทต้องจัดสรรกำไรสะสมไว้ในจำนวน เท่ากับราคาทุนที่ซื้อมา
- การจัดสรรตามข้อผูกพัน ซึ่งเป็นการตั้งตามมติของคณะกรรมการบริษัทให้จัดสรรกำไรสะสมเพื่อเป็นหลักประกันแก่เจ้าหนี้หรือผู้ถือหุ้นกู้ โดยบริษัทจะต้องจัดสรรกำไรสะสมทุกวันสิ้นปีตลอดอายุของหุ้นกู้ หรือตลอดสัญญาของการเป็นหนี้ และในขณะเดียวกันบริษัทจะต้องมีการกันเงินสดไว้เท่ากับกำไรสะสมที่เท่ากัน เพื่อที่จะให้มีเงินสดเพียงพอที่จะไปชำระหุ้นกู้เมื่อวันครบกำหนดหลังจากดำเนินการเสร็จสิ้นการชำระหนี้แล้ว บัญชีสำรองตามข้อผูกพันมียอดคงเหลือ ให้โอนปิดบัญชีสำรองตามข้อผูกพันกลับไปยังบัญชีกำไรสะสมที่ไม่ได้จัดสรรตามเดิม
- การจัดสรรตามนโยบายของคณะกรรมการบริหารงานของบริษัท ซึ่งเป็นการจัดสรรกำไรสะสมตามนโยบายของคณะกรรมการบริษัท โดยให้กันกำไรสะสมไว้ส่วนหนึ่งเพื่อวัตถุประสงค์ที่จะรักษาไว้ซึ่งเงินทุนหมุนเวียนให้มีสภาพคล่องในอัตราที่สูง ในการดำเนินงานทั้งในปัจจุบันและอนาคต เช่น บริษัทให้กันกำไรสะสมไว้สำหรับค่าเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต สำรองเพื่อการขยายงาน สำรองเพื่อประกันภัยตนเอง เป็นต้น
2.กำไรสะสม แบบยังไม่ได้จัดสรร หมายถึง กำไรสะสมและกำไรสุทธิของรอบระยะเวลาบัญชีปัจจุบันที่คงเหลือจากการจัดสรรในกรณีที่มียอดดุลสุทธิเป็นผลขาดทุนสะสม ให้แสดงจำนวนเงินไว้ในเครื่องหมายวงเล็บและเรียกเป็น "ขาดทุนสะสม"
ดังนั้น จะเห็นได้ว่า กำไรสะสมมีความสำคัญไม่เพียงต่องบการเงินอันเป็นภาพลักษณ์ที่ดีต่อธุรกิจ/กิจการ แต่กำไรสะสมยังเป็นเครื่องการันตีความมั่นคงของกิจการ และช่วยให้กิจการสามารถพยุงตัวเองได้หากเกิดเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อการเงินในอนาคต